Nastavení a přehled faktur

nastavení a přehled faktur 1/ fa je třeba nastavit - záložky, ares jazykové - formulář je vzdy v jazyku aplikace tj čj ale pokud potřebujete mít fakturu v jiném jazyku tak pdf se vyflusne nastavit účet možnost párovat banky číselné řady - vlastní číslování i více řad vzhled - stará verze/moderní logo/podpis, zarítko jestli chceš QR kod, musí být yplněný iban šablony sdílení - vlastní šablony pro vydanou fa, proformu a přijatou, upomínku reverse charge - přenesaná danová povinost, pokud fakturujete s přenesenou dan povinností, zaškrtnete ve formuláři faktury aktualizovat fa - pokud připravujete fa a mezitím došlo ke změně fa udaju vasich/zákazníka, a vy ty aktuální udaje chcete mít na fa je třeba zaskrnout aktualizovat fa udaje

-------------------------------

Do přehledu dokladů se dostanete přes tlačítko "Doklady" v zeleném pásu horního menu. Pod sekci Doklady řadíme faktury přijaté i vydané, proformy a nabídky.

Faktury

Než začnete zakládat faktury, je třeba provést nastavení sekce Doklady přes tlačítko

V záložce "Základní" nastavíte primární informace jako je délka splatnosti, měna, způsob úhrady, vaše fakturační údaje, které nemusíte vyplňovat ručně, ale lze je načíst podle IČ z registru ARES. Značně se vám tím zjednodušší práce při zadávání údajů vašich obchodních partnerů. Důležitým políčkem je také nastavení výchozího jazyku fakturace, kde máte 7 možností (angličtina, španělština, němčina, italština, francouzština, čestina, slovenština). Pozor formulář faktury zůstává v jazyce aplikace, výsledná faktura je ale v jazyce, který vyberete z výše uvedených 7 možností.

V záložce "Bankovní účty" identifikuje váš bankovní účet, který bude na fakturách uveden. Pozor položka IBAN je nutná v případě, že chcete aby na vašich fakturách byl vygenerován QR kód. V této záložce také můžete nastavit Párování faktur s bankovním účtem. Také si lze nastavit, zda zadaný bankovní účet má být jako výchozí, tj. bude na faktuře uváděn automaticky.

V záložce "Dokladové řady" si nastavíte číslování vašich dokladů. Můžete si nastavit tolik číselných řad, kolik potřebujete (pro přijaté i vydané faktury, proformy...). Formát číslování si lze přizpůsobit, v modré tabulce nad formulářem jsou vysvětlivky formátů, přičemž lze nastavit i od kterého čísla má řada začínat.

V záložce "Sazby DPH" si nastavíte požadované sazby, přičemž si opět můžete zvolit, která bude výchozí. Systém defaultně vytvoří sazby pro ČR, výchozí je nastavena 21 %, můžete si přidat vlastní sazbu (např. do zahraničí) nebo si výchozí změnit (např. stavebníci 15 %).

V záložce "Vzhled" si můžete nastavit design vašich faktur. Zda budou mít klasický nebo moderní vzhled. Moderní vzhled navíc umožňuje nastavit si barvu dle vlastního požadavku (např. z firemního logo manuálu). Dále můžete přidat logo a podpis v podobě obrázku. Faktura může být doplněna také o QR kód (pozor, zde je třeba mít nastaven IBAN v záložce "Bankovní účty").

Vlevo klasický vzhled, vpravo moderní s vlastním nastevní barvy

V záložce "Stavy" si můžete nastavit stavy faktur či nabídek. Informace o stavu poté pomáhá při filtrování nebo při firemním workflow (např. kdy je před proplacením faktury třeba schválení vedení). Příklad: nabídka - odeslaná, vyhraná, zamítnutá...; faktura - odeslaná, schválená, zamítnutá, proplacená... Stavy budou dále návázány na automatizace, např. účetní může přijít notifikace k proplacení schválené faktury.

Záložka "Sdílení" slouží k přednastavení textů emailů, pokud využíváte odesílání faktur, proform a upomínek ze systému. Můžete si zde nachystat texty defaultních emailů, s kterým bude poté doklad odeslán (účetní, klientovi, můžete zasílat i kopie případně si volit jazyk).

U proforem a vydaných faktur lze nastavit upomínky, tj. pokud nepřijdou peníze na účet v den splatnosti, den popté se odešle upomínka s přednastaveným textem.

Obdobně si můžete nastavit potvrzení, že platba dorazila (ať je spárována automaticky systémem nebo ručně).

Při ručním sdílení dokladů, lze šablona ručně přepsat a upravit. Pokud nastavíte automatické opakované odesílání, text se odešle dle přednastavené šablony.

K založení nové faktury můžete využít tlačítko "+ Vydaná faktura" a "- Přijatá faktura".