Práva na úrovni pozvánky

V této sekci se podíváme na to, jak zvát kolegy, externisty, zákazníky do vašeho účtu, aby viděli pouze to, co vidět mají.

Pokud se tedy rozhodnete sdílet svůj účet s někým dalším nejjednodušším způsobem je pozvat ho přes tlačítko "Pozvat uživatele"

Vyplníte e-mail, na který se mu pošle pozvánka, kterou dotyčný akceptuje. V ten moment se dostane do vašeho účtu na nějaké úrovni.

Jak vypadá taková pozvánka v emailu?

Pokud uživatel v Caflou ještě nikdy nebyl, tak ho aplikace vyzve k registraci, tj. místo tlačítka "Přihlásit se" je tlačítko "Registrovat se". V tomto případě vyplní nový uživatel e-mail a heslo a hned poté se objeví pozvánku, kterou akceptuje. Pokud vámi pozvaná osoba už je uživatelem účtu v Caflou, bude mít v doručené emailové zprávě výše zmíněné tlačítko "Přihlásit se", jakmile se přihlásí, opět má možnost akceptovat vaši pozvánku. V obou případech vám přijde notifikace, že pozvánka byla akceptována.

V této souvislosti je důležitá věc, že zvanému uživateli nastavujete výchozí práva pro práci ve vašem účtu. Jaké jsou zde možnosti:

• právo "Nic" - po akceptování pozvánky, přijde k vám do účtu, kde nevidí nic. Může se účtem navigovat, ale nevidí firmy, projekty, úkoly, výdaje, faktury. Jednoduše nevidí vůbec nic. Toto je ideální volba v případě, že chcete uživateli určovat práva plánovaně, např. jen do určitého projektu, nebo pod určitou firmu na základě potřeby. Tímto si zajistíte, že uživatel se dostane opravdu jen tam, kam má (např. je-li to zákazník, tak vidí aktivity pod svojí firmou).

• právo "Číst" - s tímto právem pozvaný uživatel vidí víceméně vše, ale nemůže to měnit. Může prohlížet firmy, výkazy, projekty, soubory...vše vidí, ale nemůže je měnit. Dostane se i do detailů, ale nemůže je měnit, protože bude mít neaktivní tlačítko "Upravit". Toto právo se hodí pro někoho, kdo dohlíží nebo sleduje stav, ale nemá právo s účtem aktivně pracovat.

• právo "Číst a psát" - pozvaný uživatel ve vašem účtu je schopen vše vidět a zároveň aktivně pracovat (tj. upravovat, přidávat, měnit). Může přidávat, výkazy, firmy, projekty, může měnit veškeré položky. V tomto je téměř neomezený, s drobnými výjimkami.

• právo "Admin" - pozvaný uživatel má přístup v základu úplně všude a zároveň může i zvát další uživatele, mazat je, měnit jejich práva. Výjimkou je, že takovýto uživatel se nedostane k nastavení účtu, tj. účet nemůže smazat nebo nemůže nastavovat různé kategorie a nemůže měnit práva ostatním administrátorům. To je výhradní záležitost majitele účtu.

Naše doporučení: Pokud je vás ve firmě víc a chcete, aby uživatelé měli přístup opravdu jen tam, kam mají mít, jsme zastánci nastavit právo "Nic" v kroku, kdy uživatele zvete. A posléze přidáte právo do jednotlivých objektů, dle vašich potřeb (na projekt, na firmu, na úkol...)