Rozšířené možnosti práce s právy včetně speciálních práv
Pokročilé nastavení práv uživatelů si jako administrátor přizpůsobíte ve "Správě uživatelů", kam se dostanete přes ozubené kolo. Můžete si zde detailněji nastavit práva, kam má vybraný uživatel přístup a co může dělat.
Můžete zde editovat "Výchozí práva" uživatelů. Z obrázků níže můžete vidět, jak se mění nastavení práv, která políčka jsou zaškrtnutá a aktivní.
Při přepínání výchozích práv máte možnost potvrdit změnu tlačítkem "Tvrdý reset", pokud chcete změnu práv aplikovat i na ručně přiřazená práva. Např. pokud z práva "Číst a psát" chcete uživateli nově přiřadit právo "Nic", systém odebere přístupy uživateli ze všech objektů, kde měl uživatel doposud možnost číst a psát, tak aby opravdu platilo toto nové nastavení. Výjimka: pokud má uživatel na nějakém objektu roli, např. manažer projektu, přiřazená osoba firmy, je vykonavatelem úkolu..., tak "Tvrdý reset" toto nesmaže. Tj. manažer projektu ze své role bude i nadále projekt vidět, ale kde měl manuálně upravená práva, tak je "Tvrdý reset" smaže.
Nastavení práv u objektů
Kromě standardního výchozího nastavení máte možnost ručne si upravit práva u objektů, např. u konkrétních projektů nebo u firem. Selektivně tedy můžete uživateli nastavit práva, kam se dostane a co mu zde dovolíte dělat.
Přístup ke speciálním funkčnostem
Modře označené položky jsou aktivní a umožníte tak uživateli přístup do:
Nastavení účtu - uživatel zde může účet smazat nebo zde nastavovat např. v sekci úkolů jejich typy a stavy či měnit sazby u výkazů Nastavení uživatelů - uživatel může zvát další uživatele a měnit práva Cashflow - uživatel má přístup do sekce cashflow, do grafu a tabulkového přehledu Faktury - uživatel má přístup k dokladům Koš - smazaná položka v Caflou okamžitě nezmizí, ale jde do koše, odkud lze po dobu 30 dnů obnovit. Koš lze případně i vysypat. Částky výkazů - pokud je aktivní, pak uživatel vidí i částky výkazů a sazby. V případě, že je tato položka neaktivní, pak vidí pouze časové jednotky. Obdobně u zadávání výkazu, v položce sazba vidí pouze její název, ne však částku. Změřený čas uživatelů - jedná se o časové záznamy z timetrackeru, pokud není položka aktivní, pak uživatel vidí pouze své časy. Jestliže položka aktivní je pak si může uživatel zobrazit i časové záznamy ostatních uživatelů.
Možnost měnit práva na objektech
Zde máte možnost ručně měnit a nastavit práva na vámi vybraných objektech (úkoly, projekty, firmy). A je pouze na vás, zda dotyčnému uživateli umožníte na vybraném úkolu pouze číst nebo i psát.
Vyberte si daný objekt, u něhož chcete práva upravit tj. firmu, úkol či projekt. V detailu daného objektu se přes tlačítko upravit dostanete do záložky "Soukromí", kde už můžete jednoduchým způsobem zaškrnout požadované právo u uživatele. Zároveň zde máte i přehled, jak daný uživatel právo získal, tj. zda ho získal z role u objektu, nebo zda se jedná o právo zděděné případně právo ručně upravené.
Další možností, jak upravit právo uživatele na objektu, je přiřadit mu roli. U úkolu to může být, že je mu úkol přiřazen nebo že je spolupracující, u projektu může být projektovým manažerem, nebo to může být spolupracovník nebo subdodavatel, u firmy to může být přiřazená osoba. Roli přiřadíte uživateli v detailu objektu v záložce "Lidé".
Dědění práv
V hierarchii Caflou je nejvýše postavená firma/zákazník, pod ním máte projekt, pod projektem je úkol. Pod firmou, projektem a úkol můžete mít výkazy, příjmy a výdaje.
Dědění práv znamená, že pokud mu dáte právo na úrovni firmy, uživatel defaultně získá právo i na podřazené objekty. Např. pokud pod firmu, kde má uživatel právo číst a psát, vložíte projekt, úkol, výkaz, automaticky má na nich stejné právo.
Nástěnka - poslední aktivita
Poměrně častým dotazem je, jakým způsobem se zobrazuje pole "poslední aktivita" pro přizvané uživatele do účtu. Zde vidíte veškeré změny co se ve vašem účtu udály, vešketré aktivity všech uživatelů. Přizvaný uživatel vidí pouze změny a aktivity na objektech, u kterých má přiřazeny práva.
Pokud někomu přijde notifikace, je to proto, že daný objekt sleduje, nebo má na objektu roli, jsou to objekty do kterých má uživatel přístup. Tj. nepřijde mu notifikace na něco, co vidět nemá. V případě, že uživateli chodily notifikace k objektu, ke kterému jste mu následně práva odebrali, on už se k úkolu nedostane, ani z té historické notifikace.
Uživatel má možnost reagovat na notifikace z emailu přes zelené tlačítko "Rychle odpovědět". Do Caflou tedy posíláte email do toho objektu, ze kterého notifikace přišla. Email se zapíše k objektu mezi komentáře v případě, že uživatel má právo zapisovat do daného objektu.
Obdobně lze z emailu založit projekt či úkol, ale podmínkou je, že uživatel, který úkol/projekt zakládá má právo zapisovat do úkolů a projektů. Uživateli, který toto právo nemá, to nepůjde.
Každý úkol/projekt/firma má svůj unikátní email. Pokud na tento email pošlete z vaší emailové schránky zprávu, bude zapsána do Caflou formou komentáře. Zde je výjimka: kdokoli zná tento unikátní email může poslat zprávu, která se zapíše jako komentář, není tady žádné omezení co se týká práv. Je to výhodné při komunikaci se zákazníky, kteří nemají přístup do Caflou (oni ho nechtějí/vy jim ho nechcete dát...), ale zároveň potřebujete, aby se vaše vzájemná komunikace udržovala v systému. Stačí tedy tento unikální email vložit jako kopii do vzájemné komunikace a ta se bude zapisovat formou komentářů k danému úkolu/projektu/firmě.
Integrace API
Uživatelé s přístupem ke správě účtu (což je ta nejvyšší úroveň), jež používají Caflou i k integraci s jinými systémy (např. pro propojení s Integromatem nebo používají naše API). Přes "Správa účtu">"Integrace API" je možné se dostat k API klíči, přes který lze systémy integrovat.
Poznámka nakonec: Jako administrátor vidíte u každého uživatele jeho aktivity, přihlášení do aplikace a exporty (příjmy, výkazy, výdaje, firmy atd.). Pro vás je to možnost kontroly, zda daný uživatel nedělá v aplikaci něco, co nechcete.
Last updated
